Fonksiyonlarının birbirleri ile “ilişkili” ve “etkileşimli” çalışacak şekilde tasarlanmış olması ve ihtiyaçlarınıza göre özelleşebilen yapısı sayesinde Pro-Q, değişiklik yönetiminizi etkin bir şekilde işletmenize imkan sağlar.
Kurumunuzda işlettiğiniz metotlara göre, kendi içinde ve diğer sistemleriniz ile etkileşimli gerçekleşen otomatik senaryo işletimleri sayesinde değişikliğin yönetiminde önemli olan; katılım ve otomatikleştirme gereksinimlerinizi gerçekleştirmenizi sağlar.
Pro-Q Değişiklik Yönetimi faaliyetinizi aşağıdaki şekilde destekler
- Değişiklik Olasılığının Değerlendirilmesi
- Talep / başvurunun değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması
- Strateji, Süreç, Varlığa Dayalı Bilgiler (Mekan / Konum, Ekipman), Organizasyon vb. envanter içeriğinde otomatik tetiklenen değişiklik akışları
- İlişkili risk çalışmalarının yönetimi
- Planlama
- Doğrudan ilgili başvuru üzerinden çalışılabileceği gibi; Entegre Proje Yönetimi ya da Proses Değişikliği Paketleri gibi proje faaliyetleri üzerinden aksiyonların planlanması
- İlgili gözetim ya da denetimlerin planlanması
- Beceri Geliştirme
- Yetkinlik Çalışmaları ve eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi
- Eğitim planlaması ve gerçekleştirme
- Uygulama ve İzleme
- Aksiyonların gerçekleştirilmesi
- Olay ve düzeltici faaliyetlerinin yönetimi
- İlgili kontrol, doküman ve diğer envanterin güncellenme işlemleri
- İlgili doğrulama, aksiyon kontrol ya da izleme faaliyetleri
- Ölçüm / Performans Göstergeleri ile izleme
- Kalıcılaştırma
- İlgili gözetim ve denetim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi
Bir “Değişiklik Yönetimi” uygulamasında aşağıdaki izlek çalışılır (kurum gereksinimlerine göre farklı çalışmalar gerçekleştirilebilir).
Değişiklik olasılığının başlatma şekilleri belirlenir. Bu noktalar;
- Kullanıcının doğrudan talepte bulunması
- Bir diğer faaliyetteki ilerlemenin (iş akışı vb) “değişiklik talebi” olarak ele alınabiliyor olması
- Bir kayıt değişikliğinin (Mekan, varlık / ekipman, proje adımı vb.) otomatik olarak değişiklik ya da değişiklik talebi başlatması
- Diğer bir sistemden gelen etkinin otomatik olarak değişiklik ya da değişiklik talebi başlatması
Değişiklik olasılığının değerlendirilmesi senaryoları belirlenir. Doğrudan ilgili nesneler üzerindeki iş akışı çalışmalarıdır. Bu çalışmalarda; onay, görüş toplama, anket, ilgili nesneler üzerinde diğer işlemlerin başlatılması vb. unsurlar çalışılır. “İlgili nesneler”; İlgili konumdaki ekipman, değişen personelin sorumlu olduğu projeler, sürecin bağımlı varlıkları benzeri herhangi bir şey olabilir.
Değişiklik olasılığının olumlu sonuçlandığı haller için oluşturulacak çalışmalar belirlenir. Bu çalışmalar kendi başına bir proje başlatmak olabileceği gibi; Proses Güvenliği Değişiklik Paketi, İş Güvenliği Tehlike Analizi, Denetim benzeri faaliyetlerin başlatılması ya da planlanması olabilir.
Değişikliğin yönetileceği projenin senaryosu belirlenir. Senaryo; projenin aşamaları, bu aşamalardaki zorunluluklar ve iş akışlarını içerir. Değişiklik yönetimi senaryosu; hangi aşamada hangi tarafların katılacağı, yapılacak kontroller (örn belirlenen yetkinlik gereksinimlerine göre hedef personelin gereksinimleri karşılayıp karşılamadığı vb.), aşama geçişleri sırasında otomatik başlatılacak diğer fonksiyonların belirlenmesi gibi metotların uygulanması ile geliştirilir.
Değişikliğin uygulanması, (genellikle) belirlenen aksiyonların ve oluşturulan işlemlerin takibi, istenen tamamlanma koşullarına göre sonraki aşamaya geçilmesi şeklinde gerçekleşir. Bu aşamadaki çalışmalar (genellikle) ilgili eğitimlerin gerçekleştirilmesi, doküman güncellemeleri, iş sağlığı kontrolleri, ilişkili kılınan metriklerin güncellenmesi gibi etkinliklerdir.
Kalıcılaştırma; çeşitli periyodik görev, elle / otomatik olarak planlanan gözetim / denetim faaliyetleri ya da tercih edilen diğer etkinlikler ile kontrol edilebilir.