Pro-Q, doküman yönetimini dosyaların saklanması olarak değil, personelin bilgiye doğrudan ulaşabilmesi olarak tanımlar. Tüm Pro-Q fonksiyonları bu konsepti desteklemek üzere “ilgili” doküman içeriğini sunmak ve yetkiler doğrultusunda kolayca eriştirmek üzere tasarlanmıştır.
Doküman İçeriğini Pro-Q’da Oluşturabilme
Pro-Q, etkin işletim için dokümanların ofis yazılımı kullanmadan* içeride hazırlanmasını önerir. Bu sayede sadece dokümanın içeriği değil, biçimi de kontrol altında tutulur ve gerektiğinde güncellenebilir.
Türlere Göre Farklılaşan Akışlar, Doküman Bölümleri ve Ön Tanımlı İçerikler
Tanımladığınız doküman türüne özel (Prosedür, talimat vb.) ayrı bölümler (Amaç, kapsam, içerik vb.) ve Word / Excel şablonları kullanabilirsiniz. Bu sayede, yazarlarınızın sadece içeriğe odaklanmasını sağlarsınız.
Diler iseniz her bir doküman bölümü için ön tanımlı içerikler hazırlar, yazarlarınızı doküman içinden bilgilendirebilir, tekrarlardan kaynaklanan efor kaybının önüne geçebilirsiniz.
Word şablonlarınız, özel tasarımlarınızı kullanabileceğiniz, bölüm, ilişkili içerikleri ve hazırlayan / onaylayan bilgilerini düzenleyebileceğiniz çok sayıda imkana ulaşmanızı sağlar.
Ayrıca her doküman türü için ayrı akış tanımları kullanabilir, farklı davranışlar ve etkileşimler sağlayabilirsiniz.
Otomatik Dosya Üretimi (Mail Merge) Word, Excel ve PDF
Pro-Q, doküman içeriklerinizi şablonlarınız ile otomatik olarak birleştirir** ve durumuna göre filigranlarını yerleştirir***. İçeriğini “içeride” oluşturduğunuz dokümanlarınızın taslak çalışmalarından yayınlanmış haline değin hiçbir şekilde ofis dosyaları ile uğraşmazsınız*.
Doküman İçeriğinin Sunumu
Otomatik ya da elle yönetiliyor olsun, oluşturulan Word ve PowerPoint dosyalarınız kullanıcıya izleme arayüzünden PDF olarak sunulur. Diler iseniz kullanıcılarınızın bu içeriklerin orijinal dosyalarına erişimini kısıtlayabilir ve sadece PDF dosyalarının indirilebilir olmasını sağlayabilirsiniz.
Revizyon Taleplerini Yönetebilme
Yeni dokümanın oluşturulması, revize edilmesi ya da iptaline ilişkin fonksiyonlar da iş akışına tabiidir. Diler iseniz farklı senaryolar ile telefon görüşmesi ya da yazışma ihtiyacı duymadan revizyon taleplerinizi yönetebilir, otomatik olarak ilgililerinin dahil olmasını sağlayabilirsiniz.
Doküman Taslaklarının Ayrı Yönetilmesinin Sağladığı İmkanlar
Pro-Q, doküman taslaklarınızı tamamen ayrı bir boyutta ve iş akışına tabii olarak ele alır. Bu sayede taslaklarınız yayınlanana değin üzerinde yapılan değişiklikler yayındaki dokümanınızı etkilemez. Taslak çalışmalarınız, talebin oluşmasından tamamlanmasına değin onay, görüş toplama, anket/değerlendirmeler dahil
Sahip – Hazırlayan Farkları İle Bürokrasinizi Tanımlayabilme
Dokümanlarınızı hazırlayanlar ile sahipleri (yetkili sorumluları) farklı mı? Pro-Q da bu ayrımı dikkate alır ve yönetir. Dokümanların birden fazla hazırlayanı olabilir ve sorumluluklar hazırlayanlarına göre kurgulanabilir.
Çift Taraflı İlişkiler İle “Gerçek” Yönetim Sistemi Deneyimi
Dokümanlarınız sadece “saklanmak” için değil, ilgili faaliyetlerde kurumsal bilginizi ulaştırmak için yönetilir. Bu amaç için dokümanlarınız diğer tüm temel girdiler ile ilgili hale getirilebilir. Bir görev, düzeltici faaliyet gibi çalışmalar başladığında ilgili sürecin dokümanları otomatik ilişkilendirilerek kullanıcının yönergelerinize her zaman doğrudan erişimi sağlanır.
Mention Kullanımı ile Dokümanlarınıza Çapraz Referanslar Eklemek Çok Kolay
“İçeride” oluşturduğunuz dokümanlara diğer doküman, süreç, kısaltma / tanım referansı eklemek için tek yapmanız gereken ‘@’ ile başlığını yazmaya başlamak. Pro-Q, ilgili içeriği seçmenizi ve linkini dokümanınıza yerleştirmenizi sağlar. Referanslarınız birleştirilen Word ve PDF dosyalarınızda da çalışır ve zahmetsizce yaşayan – canlı ilişkiler kurarak dokümanlarınızın etkinliğini arttırabilirsiniz.
Eşsiz Yetki ve Dağıtım İmkanları
Dokümanlarınızın erişim ve sorumluluk alanları “Güvenlik Seviyesi” ve “Sorumlular” bilgileri üzerinden hesaplanır. Sadece kullanıcılar değil, birimler, görev tanımları da dokümanlarda sorumlu olarak tanımlanabilir ve okundu istenebilir. Bu sayede personelinizin sisteminize uyumu için sadece “Sorumlu Olduğunuz İçerik” bölümlerini ziyaret etmesi ya da okundu görevlerini takip etmesi yeterli olur.
Eski Doküman ve Sisteminizin Kayıpsız Aktarımı Mümkün
Doküman envanterinizin veri taşınması / içeriye alınmasını ProE ekibi gerçekleştirir, eski doküman numaralarınız ve içerikleriniz dahili arama motorunda da kullanılabilir haldedir. Üstelik Pro-Q üzerinde sunmaya başladığınız envanteriniz tüm çalışanlarınızın bilgiye ulaşma eforunu azaltır ve memnuniyeti attırır.
“Gözden Geçirme” Faaliyeti ve Kanıtlanması Çok Daha Kolay
Doküman envanterinizin “hazırlayanları” tarafından gözden geçirilmesi için efor sarf etmenize gerek kalmaz. Pro-Q, gözden geçirme takvimini her doküman için ayrı hesaplar ve sorumlularına görev oluşturarak ulaşır. Bir dokümanınız revize edildiğinde ilgili olduğu diğer doküman sahiplerine de dokümanlarında değişiklik gerekip gerekmediğini sorar ve yanıtlarını saklar.
Doküman Yönetimi Ekranları
