Pro-Q’da sorumluluklar ve iş sistemi nasıl çalışır?

Pro-Q bir yönetim sisteminin doğal sonucu olan “sorumlulukları” da yönetir.

Görev / aksiyonların yönetimi Pro-Q’nun temel işlevlerindendir ve Yönetim Sistemi işletimi “sorumluluğun olması”, “sorumluya görev oluşturulması ve takip edilmesinin sağlanması” kavramları üzerine oturtulur.

Yetkiler açısından ise; Pro-Q görevleri, herhangi bir kaydı sorumlusuna taşıyabilirler. Normal şartlarda kullanıcı, erişim yetkisinin olmadığı bir kayıt türünde, bir kaydın “sorumlusu” olduğunda ilgili kaydı değiştirebilir ve görev aracılığı ile ona ulaşabilir hale gelir.

Pro-Q’da Görev / aksiyonların yönetimi

Kullanıcılar ana sayfada “Görevlerim” sekmesinde ya da “Etkinlikler / Size atanmış işler” bölümünde kendilerine atanan işlere ulaşabilirler. Görevler sadece personele değil; Birime, Görev tanımına ya da Pozisyona da atanabilir. Atandıkları kesime göre görevler aşağıdaki gibi hedeflenir;

  • Birime atanmış bir görevi o birimde çalışan tüm personel görür ve gerçekleştirebilir.
  • Görev tanımına atanan görev, o görevde çalışan tüm personel tarafından görülür ve gerçekleştirilebilir.
  • Pozisyona atanan görev, ilgili pozisyondaki personel ya da vekili tarafından görülür ve gerçekleştirilebilir.
  • Kalite yöneticisi vb. yetkili kullanıcılar tüm görevleri görebilir, değiştirebilir ve yönlendirebilir.

Pro-Q’da 6 çeşit görev bulunur;

İş

Bir sorumlusu olan her türlü işlem “iş” oluşturur. İşler havale edilebilirler.

Gözden geçirme

Kontrollü kayıtlarda (örn: doküman) değişiklik gerçekleştiğinde, bu kayıt ile “ilgili” olarak ilişkilendirilmiş diğer dokümanların yazarı personele “gözden geçirme” görevi oluşur. “Gözden geçirme”, “Değişiklik Gerekiyor” görüşü ile tamamlanır ise ilgili doküman için otomatik olarak revizyon isteği oluşacaktır. “Değişiklik gerekmiyor” görüşü ile tamamlanır ise bu beyan ile iş tamamlanmış olur.

Kontrol

Kontrollü kayıtların (örn: doküman) dağıtımı öncesi ya da “kontrollü” tamamlanacak olan Düzeltici Faaliyet, Karar ya da aksiyonlar tamamlanmak istendiğinde, ilgili pozisyona “Kontrol” görevi oluşturur. “Kontrol” görevi hedef kullanıcısı tarafından “onay veriyorum” yanıtı ile tamamlanır ise,

  • Dağıtım konusu olan doküman onaya gönderilir
  • Tamamlanması istenen Düzeltici Faaliyet, Karar ya da aksiyon kapatılır

Onay

  • Kontrollü kayıtların (örn doküman) geçerli olduğunun kabulü için kontrol sonrası ilgili pozisyona gönderilir. “Onay” görevi hedef kullanıcısı tarafından “onay veriyorum” yanıtı ile tamamlanır ise kontrollü kaydın taslağındaki değişiklikler orijinal kaydına aktarılır ve sürümü ilerletilir.
  • Toplantılar onaya gönderilebilir. Onaya gönderilen bir toplantının içerisindeki tüm aksiyon, DF ve kararlar “onay bekliyor” durumuna geçirilir. Hedef kullanıcısı tarafından “onay veriyorum” yanıtı alması halinde aksiyon, DF ve kararlar “Gerçekleştirilmeyi bekliyor” durumuna geçirilir.
  • Diğer türdeki kayıtlar da onaya gönderilebilir. Onaya gönderilen bir kayıt hedef kullanıcısı tarafından “onay veriyorum” yanıtı alması halinde sonraki aşamaya (Çoğu kayıt için “Onaylandı / Planlandı”) geçirilir.

Görüş

Çoğu kayıt için görüş toplama işlemi başlatılabilir. Bu işlem sonucunda hedef personele “görüş isteği” görevleri oluşturulur. Tüm hedeflenen personelin görüş ya da “görüş bildirmeyeceğim” beyanı sonrasında ya da görüş toplama süresinin zaman aşımına uğraması halinde ilgili kaydın sorumlusuna görüş toplamanın tamamlandığına dair uyarı oluşturulur.

Bilgilendirme

Kontrollü kayıtların (örn: doküman) “okundu / anlaşıldı” dağıtımları için kullanılır.

Görevlerin tamamlanma süreleri

Görevlerin türlerine göre hedeflenen tamamlanma süreleri “uygulama ayarları” bölümünden değiştirilebilir. Ön tanımlı olarak bir görevin tamamlanmasına bir gün kala hedef personele, zaman aşımına uğraması halinde de amirine uyarı oluşturulur.

Görevin kontrolü

Düzeltici Faaliyet, Karar ya da aksiyonlarda “Kontrol Eden” pozisyonu bulunur. “Kontrol Eden” bilgisinin doldurulduğu görev ve diğer işlemler doğrudan tamamlanamazlar. Tamamlanmak istendiklerinde “Kontrol Ediliyor” aşamasına geçerler ve ilgili pozisyona “Kontrol Görevi” oluşturularak işin gerçekleştirildiğinin / geçerliliğinin onaylanması istenir.

Diğer özellikler

  • Bir görev oluştuğunda, hedef personele posta oluşturulur. Boş pozisyon, görev tanımı ya da birimler için herhangi bir posta oluşturulmaz.
  • Bir görevin ataması, gerçekleştiren (tamamlayan) personel adına değiştirilir.
  • “İş” türündeki görevler havale edilebilir (başkasına yönlendirilebilir) ve bu görevlere alt görev oluşturulabilir

Comments are closed.